会計報告の流れについて

行事開催前

地区会計へ予算額を確認して予算をもらう。
予算の受け渡しについては別途地区会計と相談のこと。
基本的に予算内で行事開催するが、企画上予算が足りない場合は別途、地区代表、
地区会計へ連絡しなぜ足りないのかを説明し相談をうける。
領収書は全て原本を取っておくこと。
領収書へは、具体的に何を購入したか、裏に明記しておくこと。

行事開催前後

領収書は全て原本を取っておくこと。
領収書へは、具体的に何を購入したか、裏に明記しておくこと。


行事後

会計報告書のフォーマットを利用して、会計報告書を作成する。
予算について問題が発生した場合は独自で解決せず必ず地区代表・地区会計へ相談
する。
3週間以内に会計報告を地区会計へ提出する。
会計報告書提出後の直近の会長幹事会にて、会計報告を行う事となるのでホストクラブ
はその為の準備を↓の下の内容にそって行う。

ホストクラブにおいて直接行う場合

地区会計への説明はホストクラブにおいて行い承認・認印をもらう。
地区会計承認後、地区会計が地区代表へ報告を行い承認・認印をもらう。
地区代表・地区会計の承認・認印後、会計監査への報告においても地区会計と同様とし
承認・認印をもらう。

郵送において行う場合

会計報告書郵送後、地区会計から連絡があった時に行事について説明し承認・認印を
もらう。
地区会計承認後、地区会計が地区代表へ報告を行い承認をもらう。
地区代表・地区会計の承認・認印後、、地区会計より会計監査へ郵送し会計監査から
連絡があった時に地区会計の時と同様に行事について説明し承認・認印をもらう。

地区代表、地区会計、会計監査の承認・認印後

3者の承認・認印をもらった会計報告書については承認・認印後、一度ホストクラブへ戻
し会長幹事会開催前に必要枚数コピーしておく。
コピー枚数は、地区代表か地区幹事へ聞いて下さい。
コピー代金は、会長幹事会主催クラブへ請求(領収書の提出を忘れない)

会長幹事会において

会計報告時に、ホストクラブ会長が会計報告を行い、会において承認をもらう。
会計報告で承認された後に、認印付の会計報告書と領収書を地区会計へ渡す。地区へ
の残金があれば、一緒に地区会計へ渡す。



200 年 月 日
2006〜2007年度 国際ロータリー第2820地区ローターアクト
地 区 行 事 名 をここに記載
収  支  報  告  書
開 催 日:200 年 月 日( )
開催場所:
ホストクラブ: ○○ローターアクトクラブ
提唱ロータリークラブ:○○ロータリークラブ
(単位;円)
収   入 支   出
 地区補助金
 振込手数料
 小   計 -  小   計 -
 地区への返金 -
 合   計 -  合   計 -
          以上のとおり、報告致します。
○○ ローターアクトクラブ  会長 氏 名 (認印) 地 区 代 表   石田 吉治 (認印)
会計担当 氏 名 (認印) 地 区 会 計   白川 慶子 (認印)
会 計 監 査   戸嶋 寛泰 (認印)


200 年 月 日
2006〜2007年度 国際ロータリー第2820地区ローターアクト
合  同  例  会
収  支  報  告  書
開 催 日:平成18年8月19日(日)
開催場所:日本原子力発電所梶@東海テラパーク
ホストクラブ:日立北ローターアクトクラブ
提唱ロータリークラブ:日立北ロータリークラブ
収   入 支   出